PROCÈS-VERBAUX & VALIDATION
Générez des procès-verbaux structurés à partir de vos réunions enregistrées
TranscribIA aide vos équipes à produire une base de procès-verbal à partir d’une session de réunion : transcription, ordre du jour, débats, décisions, présences, votes et documents associés.
Le procès-verbal peut ensuite être relu, corrigé, mis en revue, publié et rattaché à la session validée. Vos équipes conservent la maîtrise de la relecture, de la validation finale et du document signé.
GÉNÉRATION DE PV
Transformez une session de réunion en base de procès-verbal
À partir des éléments disponibles dans une session, TranscribIA peut aider à générer une base de procès-verbal structurée : participants, ordre du jour, échanges, décisions, votes et éléments nécessaires à la relecture.
Le procès-verbal généré reste une base de travail : il doit être relu, corrigé et validé par vos équipes avant publication ou diffusion.
CYCLE DE VALIDATION
Un cycle clair pour passer du brouillon au document publié
Un procès-verbal peut évoluer selon plusieurs états afin d’encadrer la relecture et la validation : brouillon, en revue, puis publié. Chaque étape permet de mieux organiser le travail entre l’auteur, les utilisateurs autorisés et les managers.
Brouillon
Le procès-verbal reste visible par son auteur, qui peut le modifier librement avant de le partager.
En revue
Le document devient visible par les membres autorisés, qui peuvent commenter ou demander des corrections.
Publié
Le procès-verbal est figé, signé et prêt à être diffusé. Toute modification nécessite une réouverture tracée.
Le brouillon devient visible aux membres autorisés.
Le PV passe en document publié après relecture et validation.
Un manager peut rouvrir un document publié si une correction tardive est nécessaire.
La publication ne doit pas être confondue avec une génération automatique : elle intervient après relecture, corrections et validation humaine.
VALIDATION DE SESSION
Validez la session une fois le procès-verbal finalisé
Lorsque le procès-verbal a été relu, corrigé et finalisé, la session peut être validée. Cette étape permet de déclarer que le traitement est terminé, de conserver une trace de la validation et de rattacher le document final à la session.
Statut validé
La session passe à l’état validé afin d’indiquer que le procès-verbal est finalisé.
Transcription gelée
La transcription est figée pour préserver la cohérence entre les échanges et le document final.
Traçabilité enregistrée
La date de validation, l’utilisateur et les actions importantes restent associés à la session.
Notification aux utilisateurs
Les autres utilisateurs concernés peuvent être informés en temps réel de la validation.
La validation permet de renforcer la traçabilité : statut validé, date, utilisateur, document final et historique restent associés à la session.
DOCUMENT FINAL
Joignez le procès-verbal signé à la session
Une fois le procès-verbal finalisé, le document signé peut être rattaché à la session. Il reste ainsi accessible depuis l’espace de travail associé à la réunion, avec les éléments de validation et l’historique de la session.
Document signé centralisé
Le procès-verbal final peut être joint à la session pour conserver une version de référence.
PDF ou DOCX
Le fichier final peut être conservé avec les éléments liés à la réunion et à sa validation.
Téléchargement depuis la session
Les utilisateurs autorisés peuvent retrouver le document final directement dans la session.
Cette section concerne le rattachement du document final signé. L’export Word ou PDF pourra être détaillé dans une page dédiée, sans alourdir celle-ci.
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